TATA LAKSANA PELELANGAN PROYEK DAN ADMINISTRASI LELANG

TATA LAKSANA PELELANGAN DAN ADMINISTRASI LELANG

Menurut Pasal 1 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 150/PMK.06/2007 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 40/PMK.07/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang, disebutkan, lelang adalah penjualan barang yang terbuka untuk umum dengan penawaran harga secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun untuk mencapai harga tertinggi yang didahului dengan pengumuman lelang.

Setelah pra lelang, suatu proyek konstruksi yang akan dibangun   akan dibuka proses lelang dimana pengumumannya akan diumumkan melalui internet, koran, maupun rekan-rekan owner. Proses lelang pada suatu proyek konstruksi terdiri dari:

1.    Pengambilan Dokumen Lelang

Pengambilan dokumen lelang harus diteliti kebenarannya dan kelengkapannya dengan memerinci dalam tanda terima dokumen lelang, ini penting agar dapat dijadikan sebagai dokumen kontrol pada proses internal perusahaan.

2.    Pembentukan Team Pelaksana Lelang (TPL)

Pembentukan Tim Lelang sesuai dengan kebutuhan SDM yang memiliki kompetensi sesuai dengan ketrampilan untuk melakukan kegiatan estimasi biaya sesuai dengan persyaratan yang berlaku.

3.    Membaca & Mempelajari Dokumen Lelang

Pada bagian di proses ini merupakan kegiatan penting dalam upaya memahami dokumen proyek sehingga dapat dibuat catatan-catatan penting yang perlu dikonfirmasikan pada saat mengikuti penjelasan / aanwijzing kantor maupu lapangan berkaitan dengan dokumen-dokumen sbb :

·         Bill of Quantity (BoQ)

·         Technical Specification (Spek Teknis)

·         Drawings (Gambar)

·         Agreement, General & Special Condition of Contract (Surat Perjanjian, Spek Umum & Khusus)

·         Attachments (Lampiran)

·         Addendum

·         Peraturan terkait

4.    Pelajari lebih mendalam Dokumen lelang

Kegiatan dalam proses ini adalah memahami lebih rinci berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut :

·       Kesesuaian BQ dengan gambar, spek dan dokumen lainnya

·       Identifikasi lingkup pekerjaan (batasan-batasan dalam paket proyek)

Kegiatan ini dilakukan dengan melalui Work Breakdown Structur (WBS) sehingga secara akurat dapat diketahui batasan lingkup pekerjaan yang ada dalam setiap paket proyek, berkaitan dengan hal-hal sbb :

Ø  Rincian BQ / WBS (paket pekerjaan)

Ø  Penghitungan Volume Pekerjaan

Ø  Gambar Detail / Sketsa

Ø  Dokumen untuk proses pengadaan Sub Kontraktor & Supplier.

WBS adalah pedoman pengelompokan dari unsur-unsur proyek yang mengatur dan menetapkan lingkup total dari proyek. Pekerjaan yang diluar WBS adalah diluar lingkup proyek. Seperti halnya scope statement, WBS seringkali digunakan untuk mengembangkan atau mengjelaskan pengertian umum dari lingkup proyek.

5.    Plafond Harga Penawaran

Plafon harga yang didasarkan pada Ownwer Estimate merupakan reverensi tetapi tidak menjadi patokan, melainkan untuk melakukan evaluasi terhadap harga yang dibentuk dari perhitungan RAP dan Mark Up.

6.    Jaminan Bank, Referensi Bank dan Syarat-Syarat Administrasi.

Hasil dari perhitungan RAP / RAB draft dapat dipakai sebagai acuan untuk menentukan besarnya jaminan pelaksanaan proyek sebagai syarat administrasi yang harus dipenuhi dan dilampirkan dama penawaran / bid.

Pengurusan atas jaminan ini harus memenuhi ketentuan bank dan persyaratan dalam administrasi lelang, karena dapat menggugurkan penawaran. Pada saat final penawaran besaran dari jaminan ini dichek kembali apakah sudah sesuai dengan ketentuan / persyaratan lelang yang berlaku.

7.    Memperhitungkan kemampuan Lawan

Perhitungan kemampuan lawan dipakai untuk melakukan evaluasi terhadap kemungkinan kemenangan tender yang diikuti, dan dapat dipakai sebagai referensi dalam melakukan keputusan keikut sertaan tender maupun penetapan harga penawaran yang kompetitif

8.    Perhitungan Mark Up

Perhitungan Mark Up harus didasarkan pada beban-beban kewajiban yang harus dipenuhi yang menjadi ketentua kantor pusat, kantor cabang dan proyek termasuk biaya pemasaran, serta keuntungan bersih yang direncanakan. Murk Up juga sudah memperhitungkan adanya risiko kenaikan harga, dan risiko lain yang diperhitungkan dalam merespon risiko.

9.    Menyusun, Pengecekan dan Pemasukan Penawaran

Tahapan yang penting pada saat melakukan penyusunan dokumen penawaran adalah pemenuhan dokumen serta lampiran yang diperlukan dalam setiap dokumen harus mengikuti ketentuan yang berlaku dan menjadi persyaratan kelengkapan administrasi. Pengendalian atas kesesuaian dokumen perlu dilakukan dengan adanya bukti pengecekan berupa chek list yang ditandatangani oleh tim leader sebagai bukti telah dilakukan kontrol baik isi dokumen maupun kelengkapannya

10. Laporan hasil Lelang/-Tender

Laporan ini dibuat dalam rangka melakukan evaluasi terhadap hasil tender dan alasan-alasan terukur yang menjadi penyebab kegagalan serta kekuatan yang menjadi unggulan dalam persaingan, hal ini dapat memberikan pembelajaran untuk kegiatan tender yang akan datang.

11. Data-data tetap

Merupakan data-data yang menjadi ketentuan saat menetapkan harga penawaran / tender sehingga menjadi pertanggung jawaban tim estimating kepada manajemen perusahaan. Dokumen ini diperlakukan sebagai dokumen kontrol.